5 idées simples et efficaces pour mieux gérer son temps… et son agenda !

Votre temps est plus précieux que votre argent. Même si vous pouvez « vous refaire » financièrement, vous ne pourrez jamais racheter le temps perdu… donc ne gaspillez pas votre actif le plus important en le dispersant par manque de préparation. Vous faites bien vos comptes, non ? Alors accordez la même attention à votre façon de dépenser vos minutes.

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1. Utiliser la loi de Parkinson pour lutter contre la procrastination

La procrastination est le grand mot à la mode dès qu’on parle d’efficacité. On y cherche souvent de nombreuses excuses d’ordre psychologique ou affectif mais peu importe : l’important est de trouver une solution pour faire ce qui doit être fait sans tout remettre au lendemain et être stressé par l’urgence.

Or selon la loi de Parkinson, le temps nécessaire pour accomplir une tâche donnée se dilate jusqu’à remplir la durée disponible pour son accomplissement (un peu comme quand vous mettez 3 jours pour ranger votre bureau alors qu’il suffirait de 2 heures). En partant de ce principe, il suffit de réduire la durée allouée à une tâche pour réduire le temps qu’on y passera !

Application pratique : au lieu de vous dire « je ferai cela cette semaine », dites-vous « je dois avoir finir cela mardi à midi »… et vous constaterez de vous-même que vous en êtes capable !

2. Utiliser la loi de Pareto pour décupler son efficacité

En analysant ses récoltes de petits pois, l’économiste Vilfredo Pareto se rendit compte que 80% de ses petits pois étaient produits par 20% de ses plans. Et en appliquant cette découverte au reste de la société, il se rendit compte que 20% des gens possèdent 80% de la richesse, 20% des clients génèrent 80% du chiffre d’affaires, 20% de vos vêtements sont portés 80% du temps…

Evidemment, on peut contester les chiffres pour le plaisir de réinventer la roue et se gargariser d’avoir élaboré le principe du 70/30 ou du 90/10, mais peu importent les nombres, c’est l’idée générale qui est importante. Retenez ceci : 20% de vos efforts produiront 80% de vos résultats.

Application pratique : identifiez les 20% de vos activités qui génèrent 80% de vos revenus et les 20% de contrariétés qui vous font perdre 80% de votre temps puis tentez de dupliquer les premiers… et d’éliminer les derniers.

3. Etablir un programme hebdomadaire et quotidien pour mieux s’organiser

La gestion du temps commence par une bonne organisation : si vous improvisez en permanence, vous allez gaspiller à la fois votre temps et votre énergie. Vous avez donc besoin de prévoir une organisation globale par semaine avec des choses à faire le lundi, le mardi, le mercredi… En planifiant ainsi vos tâches de façon redondantes, vous n’aurez même plus à y penser.

En étant ainsi mieux organisé, vous laisserez de la place pour organiser vos rendez-vous sans devoir chambouler toute votre organisation. Là aussi, voyez efficace : utilisez un logiciel comme Outlook, Google Agenda ou ClicRDV pour automatiser le processus de prise de rendez-vous sans perdre de temps ni d’argent (à noter que ClicRDV propose en plus un système de rappel automatique par SMS).

Application pratique : le premier lundi de chaque mois, prenez une heure pour organiser les 4 semaines à venir en assignant des tâches à chaque jour de la semaine et en laissant des créneaux fixes pour organiser vos rendez-vous et réunions.

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4. Externaliser, déléguer, élaguer… pour alléger son planning

Si vous voulez mieux organiser votre temps, une bonne astuce est tout simplement d’alléger votre emploi du temps ! Pour cela, il suffit d’externaliser ou déléguer les tâches que vous jugez moins importantes ou moins techniques. Vous avez sans doute des collègues, des stagiaires ou des prestataires qui peuvent vous faciliter la vie. Il suffit de leur faire confiance !

L’idée générale est de comprendre que ce n’est pas parce que les autres ne font pas comme vous qu’ils font mal les choses. Et c’est encore plus vrai lorsqu’une tâche n’est pas vraiment de votre ressort : il y a fort à parier que d’autres personnes puissent l’accomplir à la fois plus rapidement et plus efficacement que vous…

Application pratique : identifiez les tâches simples ou chronophages qui remplissent inutilement votre emploi du temps et confiez-les aux personnes plus compétentes ou plus disponibles que vous pour les accomplir, ce qui vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel.

5. Faire le bilan pour mesurer l’efficacité générale

Avoir des idées ou essayer quelque chose « comme ça » est rarement efficace. Vous devez prendre le temps de mesurer les effets concrets des mesures que vous prenez. Mais ne faites pas l’erreur de ne compter que les heures économisées : cela s’évalue en temps, en argent, en niveau de stress, en qualité de vie

Par exemple, une décision qui ne vous fait gagner que 2 heures hebdomadaires mais qui vous libère l’esprit une journée entière par semaine est sans doute une bonne décision. Tout comme un logiciel qui vous coute 30€ par mois mais vous fait économiser 5 heures de paperasse par semaine et autant de stress vaut sûrement le prix qu’il vous coûte.

Application pratique : le dernier vendredi de chaque mois, prenez le temps de mesurer les effets produits par vos choix d’organisation pour les reproduire en cas de réussite ou les corriger en cas de problème. C’est par ajustements successifs que vous trouverez ce qui vous convient !

 



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